AI in de horeca: zo gebruiken we AI bij BarTender Cocktailbar Rotterdam

Wij praten niet alleen over AI, we gebruiken het zelf. Jeff Verbeek, oprichter van YOA, runt BarTender Cocktailbar in Rotterdam. Daar zijn we al sinds 2012 mee bezig, en in die tijd is er veel veranderd: van papieren reserveringsboeken en telefoontjes naar online boeken, WhatsApp en Instagram. Gasten verwachten nu dat je meteen antwoordt. Daar zagen we van dichtbij waar het in een druk bedrijf misgaat, en hoe AI dat oplost. In dit artikel lees je hoe dat werkt bij BarTender, en bij een paar andere ondernemers met wie we werkten.

Het probleem: drukke avonden en aanvragen die blijven liggen

Op een drukke avond staat bij BarTender iedereen achter de bar. Precies dan komen er aanvragen binnen voor workshops, verjaardagen en groepsevents. En die bleven liggen, terwijl juist die gasten snel willen weten waar ze aan toe zijn.

Herkenbaar voor bijna elke horecazaak: de beste aanvragen komen op het slechtste moment binnen. Wie niet snel antwoordt, verliest de boeking aan de zaak die dat wel doet.

De oplossing: een AI-assistent voor groeps- en workshopaanvragen

We bouwden een AI-assistent die groeps- en workshopaanvragen direct beantwoordt. Niet met een standaardmailtje, maar met een passend voorstel, afgestemd op het aantal personen en het soort gelegenheid.

Het resultaat:

• Gasten krijgen meteen antwoord, ook tijdens de drukte.

• Geen aanvraag blijft meer liggen.

• Het team houdt de handen vrij voor de bar.

Hetzelfde patroon bij andere ondernemers

Wat bij BarTender speelde, zien we bij veel bedrijven terug: steeds dezelfde berichten, aanvragen via te veel kanalen en geen tijd om snel te reageren. Een paar voorbeelden uit onze projecten:

• IJsbad Op Locatie: elke boeking betekende heen-en-weer mailen. Nu kiezen klanten zelf een moment, en gaan bevestigingen, praktische info en herinneringen automatisch de deur uit.

• IJsblokjes Op Locatie: bestellingen werden lange WhatsApp-gesprekken. Een simpele bestelflow vraagt nu alles in één keer uit, en bestellingen worden automatisch bevestigd.

• Verda Hoveniers: met de handen in de grond neem je de telefoon niet op. Een AI-receptionist en WhatsApp-assistent beantwoorden vragen direct en leggen terugbelverzoeken vast.

• Fit BTQ Gym Studio: aanvragen kwamen binnen via Instagram, WhatsApp, mail, de website en telefoon. Nu komt elke aanvraag automatisch op één plek binnen en krijgt direct een reactie.

• Orli Entertainment: elke offerte was maatwerk. Nu wordt elke aanvraag automatisch een concept-offerte, die het team alleen nog checkt en verstuurt.

Wat je hiervan kunt leren

Je hoeft niet je hele bedrijf om te gooien. In al deze voorbeelden begonnen we met één knelpunt: de plek waar aanvragen blijven liggen of waar je steeds hetzelfde typt.

• Zoek de herhaling. Welke vraag of welk bericht komt elke week terug?

• Zoek het slechte moment. Wanneer komen aanvragen binnen terwijl jij geen tijd hebt?

• Houd de persoonlijke touch. AI doet het eerste werk, jij of je team checkt waar dat nodig is.

• Wees eerlijk. Laat je assistent zich voorstellen als AI-assistent. Dat is sinds augustus 2026 in veel gevallen ook verplicht.

Zelf leren beheren

Bij YOA installeren we AI in je bedrijf, stellen het goed in en leren we je het zelf te beheren. Daardoor ben je goedkoper uit dan bij een bureau. Een halve dag kost €500, een hele dag €950, en een volledige AI-implementatie van drie maanden €2.950.

Benieuwd wat jij kunt automatiseren? Plan een gratis call of bekijk al onze projecten.